Wat is een goed debiteurenbeleid ?

Dagelijks zijn debiteurenbeheerders actief om achterstallige vorderingen te incasseren. Allemaal goed en wel, maar zit je debiteurenbeheer wel logisch in elkaar ?

Het begint bij jezelf.

Een goed debiteurenbeleid begint altijd bij jezelf. Opdrachten worden vaak niet of nauwelijks vastgelegd. Daar ontstaat vaak het probleem. Leg een opdracht altijd vast in een overeenkomst. Beschrijf hierin alle zakelijke afspraken. Vergeet daarbij de betalingscondities niet te vermelden.

Belangrijk is er ‘bovenop te zitten’ van zodra de voorziene betalingstermijn wordt overschreden. Wanneer er niet onmiddellijk en adequaat wordt gereageerd, dan zal de debiteur overschrijding van de betalingstermijn als ‘verworven recht’ gaan beschouwen.

Hieronder enkele tips. Met deze tips zal u veel problemen al bij voorbaat voorkomen :

Inzicht in het betalingsgedrag

Zorg dat u inzicht hebt in het betalingsgedrag van uw (potentiële) klanten. Weet met wie u zaken doet. Via deze link naar de balanscentrale van de Nationale Bank van België, is het mogelijk de laatste jaarrekening van nieuwe klanten te bekijken. Gaat het over een belangrijk contract en kan u dit zelf niet, vraag advies aan uw boekhouder of accountant.

Durf vooruitbetaling vragen

Twijfelt u over de solvabiliteit van een nieuwe klant ? Heb geen schrik om 100 % vooruitbetaling te vragen. Meer zelfs, TIME2PAY raadt aan om bij nieuwe klanten steeds volledige vooruitbetaling te vragen.

Werk een stappenplan uit voor het inhouse luik van uw debiteurenbeheer

Stel een duidelijk stappenplan op wanneer u herinneringen en aanmaningen verstuurt. Wees daar altijd en ten aanzien van alle klanten consequent in .

Wees consequent. Geen vriendjespolitiek.

Sta geen uitzonderingen toe. Uw procedure is voor iedereen gelijk. Indien bepaalde klanten hierover moeilijk doen, verwijst u gerust naar de procedure. U kan dan bv. zeggen “ Er is van hogerop beslist dat we de procedure voor elke klant gelijk toepassen. Ik kan hier ook voor u helaas geen uitzondering op toepassen”.

Leg de nodige afspraken vast in juridische documenten.

Maak vooraf duidelijke afspraken over levering en betaling. Stel hiervoor asap een overeenkomst, factuur en algemene factuurvoorwaarden op. Juridische documenten hoeven niet altijd lang te zijn.

Vermeld niet hoeveel aanmaningen er nog op komst zijn.

Vermijd boven uw brieven te vermelden ‘eerste herinnering of aanmaning’. De ontvanger denkt dan: ‘oh, er komt ook nog wel een tweede aanmaning.‘

Neem op de vervaldag uw telefoon in de hand.

Geen betaling ontvangen rond de vervaldag ? Bel uw klant eens op. Zo kunt u achterhalen wat de reden van het niet betalen is. Met deze informatie kan u een juiste strategie voor deze klant bedenken.

Geen reactie van uw debiteur, graag onmiddellijk aktie. Liever vandaag dan morgen.

Onthoud goed volgende stelregel : hoe ouder uw vordering, hoe beperkter de inbaarheid ervan wordt. Een goed debiteurenbeleid leidt vorderingen in maximaal twee maanden naar incasso :

Eerste stap : factuur ( een betalingstermijn tussen 14 en 20 dagen vermelden )

Tweede stap : herinnering tussen dag 15 en 22 na vervaldatum ( 10 dagen )

Derde stap : sommatie tussen dag 26 en 33 na vervaldatum ( 5 dagen )

Laatste stap : incasso tussen dag 33 en 39 na vervaldatum

De ervaring leert dat 25 procent van de onbetaalde facturen na 3 maanden niet meer te incasseren valt.

Onthoud goed : niet – betalende klanten zijn geen klanten.

Bij het uitblijven van de betaling moet u zeker niet aarzelen om een incassoprocedure te starten. Niet betalende klanten zijn geen klanten, is onze stelling. Het is uw geld en u hebt daar vanaf de vervaldag recht op!

Overigens kunnen wij, na facturatie, ten allen tijde diverse handelingen van u overnemen.

Veel succes en tot hoors,

Pascaline.